Dosyalama ve Arşivleme

Dosyalama ve Arşivleme

Arşiv, kurumun veya kuruluşun faaliyetlerine ilişkin gerekli tüm bilgi ve belgelere denilmektedir. Arşivde yer alan bu bilgi ve belgelerin bir araya toplanması ve muhafaza edilmesine de arşivlemedenilir. Arşivleme eylemi dosyalama kelimesiyle de örtüşmekte ve hemen hemen aynı manada kullanılmaktadır. Dosyalama ve arşivleme düzgün bir şekilde yapılırsa kurumsal hafıza güçlü tutulmuş olur dolayısıyla geçmiş eylemlerden ders çıkarılması veya örnek alınması kolaylaşır.

Denetim açısından da ayrı bir öneme sahip olan dosyalama ve arşivleme sayesinde pek çok bilgi ve belge düzgün ve gerektiği gibi kontrol edilebilir ve doğru sonuçlara rahatlıkla varılabilir. Bu bakımdan iç ve dış denetim açılarından da dosyalama ve arşivleme kritik bir önem taşımaktadır.

Dosyalama ve arşivleme firmanın her faaliyetinde olduğu gibi yerinde ve uygunluk arz etmelidir. Bu faaliyetler eğer önüne gelen her belgenin saklanması şeklinde algılanıyorsa bu son derece yanlış bir eylem şeklidir. Bu durumdan kaçınılması gerekir. Aksi takdirde dosyalama ve arşivleme faydasız yığınları birleştirmekten öteye geçmez.

Dosyalama ve arşivleme, gerekli bilgi ve belgelerin doğru ve uygun bir şekilde muhafazası demektir. Bu bilgi ve belgeler, doğru ofis ve kırtasiye araç ve gereçleri bünyesinde muhafaza edilmeli; yıpranmamasına ve tahribat göstermemesine gerekli özen gösterilmelidir. Bu tip ofis ve kırtasiyearaçları ihtiyaç olduğu takdirde; Piridex.com farkı ve kalitesiyle istenilen ürünlere sahip olunabilir. Ticari Defter ve Evraklar